英文メールを書くときに気をつけるべきマナーと文末やタイトルの書き方を紹介(フォーマル&インフォーマル)

英語でメールを書く理由は様々でしょう。交換留学で出会った留学生とのコミュニケーションのため、学校の先生に質問するため、ビジネスの取引で等々。今回の記事では、そんな英文メールの書き出し文末の書き方、覚えておかなければならないマナーなどを例を交えて解説していきます。

メールの書き方

フォーマル

フォーマルメールとは、相手のことをよく知らない場合や目上の相手、またビジネスの交渉場面などで書くメールのことです。この種類のメールでは、しっかりとメールを書く上でのマナーと形式を守り、相手がわかりやすい表現を使う必要があります。以下はフォーマルメールで避けるべき表現になります

1.常套句を使用しない
→In a jiffy(すぐに)やlost track of time(時が経つのを忘れる)など
ここで言う常套句というのは、英語で言うcliché(クリシェ)のことで昔からある表現方法のことです。英語を知らない人からすると意味がよく理解できないので使用するのを避ける必要があります。
2.言葉を短縮しない
→A.S.A.P(As soon as possibleの略で、可能な限り早くと言う意味)やCan’tなど
3.口語を使用しない
→wanna(want toの略)やgotta(got toの略)など
4.命令形の文や単語を使わない
→Do thisやGo thereなど

1~2番目が挙げられている理由は、先ほども述べたようにフォーマルメールは相手がわかりやすい簡潔な表現を使う必要があるためです。As soon as possibleを略したA.S.A.P.やcan notを略したCan’t は相手が理解できないことがあるだけでなく、フレンドリーな表現になってしまうため正式なメール、つまりフォーマルメールにはふさわしくないので避けなければなりません。

3番目は、want toをwannaと表記したりgoing toをgonnaと表記することはしないという意味です。そして、4番目は説明しなくてもお分かりでしょう。目上の相手やよく知らない人に送るメールですから上から目線でモノを言ったり、失礼な態度は避けるべきということです。

さて、避けるべき表現がわかったところで次は書き方の説明です。フォーマルメールは下記のような構成が基本です。
まずは例文を一読ください。続いて詳細の説明をしていきます。

上記例文訳:
Important notice about Monday’s Student Meeting
(月曜に行われる生徒集会についての重要なお知らせ)
Dear students
(親愛なる生徒諸君へ、)
We will be holding an important student meeting next Monday.
(次の月曜に重要な生徒集会を行います。)
This meeting is about your course selection and other important information for next semester.
(この生徒集会は、次の学期のコース選択について重要な情報についてです。)
Please be on time for this meeting.
(時間に遅れないようにしてください。)
Thank you
(よろしくお願いします)

件名の書き方

フォーマルメールにおける件名は、日本語で書かれたビジネスメールと同じくとても重要な役割を果たします。相手がメールをほとんど受け取らない人なら読んでくれるかもしれませんが、そういったことは珍しいでしょう。中身が分からなければすぐにゴミ箱行きかスパム専用インボックス行きです。ですから、件名を読んだだけで内容がわかるような書き方をしましょう。以下は例です:

Important notice about Monday’s Student Meeting

件名はメールの中身が何かを一目でわかるように書きましょう何についてのメールなのか、またいつ行われるものなのかなどの重要な情報を書き込みましょう。もちろん、表示されなくなるため長すぎてはいけません。

挨拶句の書き方

挨拶句は書いているメールが誰に対してのものなのかを明確にするものです。一般的に挨拶句に使われる単語として挙げられるのはDearです。この単語の使い方は以下のようになります:

Dear President Smith,

訳:
スミス会長へ、

この例は相手の名前と称号がわかっている場合です。称号が分からないのならMr.やMs.を使えます。もしも、相手の名前が分からない場合はDearのあとに送る相手の称号だけを書くということも可能です

Dear Hiring Manager,

訳:
採用責任者様へ、

送る相手の名前や役職が分からないということにならないよう、しっかりメモを取っておいたり調べたりしておきましょう。しかし、どうしても分からないと言う場合もあるでしょう。そういったときには、To Whom It May Concern, を使うこともできます。また、注意すべき点として相手の名前を書く際は下の名前は書かないようにしましょう。送る相手のことはしっかりと下調べをし、わかった状態でメールを書くと言うことがとても重要になってきます。

導入分の書き方

フォーマルメールの導入文では、まず自己紹介を書く必要があります。名前はフルネームで書き、役職や所属をしっかりと明記しましょう。以下に簡単なテンプレートを書きましたので参考にしてみてください:

My name is [名前]. I am the [所属] for [会社名や組織名]. 

この後に、メールを送る理由や本文が続きます。

本文

本文では、最初に述べた注意点に気をつけて簡単に重要な事柄をしっかりとした文章で書き上げれば問題はありません。日本語のように、特に難しい敬語の用法はないため意味がしっかり通るような文章を書くよう心がけましょう。

文末と署名

メールの文末、つまりメールの書き終わりは普通Sincerelyを使用します。文末では、相手に自分が誰であるかということを再度、名前や連絡先、役職などを書いて知らせる必要があります。以下文末構成の例です。

 [本文]

(スペース)

Sincerely,

(スペース)

[名前]

(スペース)

[役職、所属している組織名]

[メールアドレス]

[電話番号]

Sincerely以外に使える単語としてはYours Sincerely、Regards、Best Regards、Thank youなどがあります。Yours SincerelyとSincerelyはこれらの単語の中でも一番丁寧な表現で、「真心を込めて」という意味になります。ビジネスなどの堅い場で使います。RegardsやBest Regardsは、少しカジュアルな表現になるので同僚や仕事上親しい人などへのメールで使えます。Thank youは最後に軽く添える挨拶のようなイメージです。Sincerelyを使うほどではないがしっかりと礼儀を示さないといけない際に使えるでしょう。

全体的なレイアウト

バラバラに説明していても全体的なレイアウトが掴みにくいと思うので、ここで下記例文を参考に一旦整理してみましょう。

Dear [相手の名前or役職],

(改行)

We will be holding an important Student Meeting next Monday.

This meeting is about your course selection and other important information for next semester.

Please be on time for this meeting.

(改行)

Sincerely,

(改行)

[自分のフルネーム]

[自分のメールアドレス]

[自分の電話番号]

メールプラットフォームの設定で、メールアドレスや電話番号を表示するような設定をしているのであれば、自動的にメールアドレスや電話番号などあらかじめ設定した連絡先を表示してくれるので最後の二行は書く必要はありません。フォーマルメールでは上記のような基本の形をしっかりと守るようにしましょう。

↓↓↓ここまでの内容をおさらいするのに役立つ動画がありますのでご覧ください↓↓↓

インフォーマル

インフォーマルメールはビジネスなどの固い場で使うメールの反対で、友達や知り合いに送るようなメールのことです。こう言ったメールを書くときは、相手はある程度あなたのことを知っているので普段会話しているような感じで書けば良いでしょう。ただし、失礼な書き方はしないようにしましょう。

以下はインフォーマルメールの例です。

Hi Nick!

How’s it going? It’s been a long time since we last met. If you have time this Sunday, why don’t we go to the museum together? 

Best regards,

Dave

上記例文訳:
Hi Nick!
 (やぁ、ニック!)
How’s it going? It’s been a long time since we last met. If you have time this Sunday, why don’t we go to the museum together?
(調子はどう?最後にあってから随分経つね。今週の日曜時間があるなら、博物館に一緒に行かないかい?)
Best regards,
Dave
(デイブより)

まとめ

・フォーマルメールでは簡潔で丁寧な書き方を心がけ、避けるべき表現(A.S.A.P.やcan’tなど)は使用しない。

・フォーマルメールでは正しい書き方(件名・挨拶句、導入文、本文、文末・署名)を厳守する

送る相手のことを知った上でメールを書く

この記事で学んだことをしっかり心に留めて、相手に失礼のないようなメールを書きましょう。

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